Ai nói đến thư ký cũng bảo ngồi bàn giấy, lúc nào cũng xinh tươi, rỗi rãi. Nhưng nếu không phải người trong ngh�?chắc khó mà hiểu nổi lòng của người thư ký.

Đôi nét v�?ngh�?thư ký

Không chuyên nghiệp khó thành công

Nhiệm v�?thư ký là chiếc cầu nối giữa khách hàng và cấp trên và là chất xúc tác đ�?guồng máy hoạt động hiệu qu�? Một người thư ký chuyên nghiệp phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau bao gồm c�?k�?toán, tài chính, nhân s�? quản trị�?và nghiệp v�?văn phòng như: Nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách; công tác hành chính hậu cần như đăng ký vé máy bay, khách sạn; lấy th�?thực, soạn thảo văn bản, hợp đồng, dịch thuật; quản lý lưu tr�?h�?sơ; chuẩn b�?tài liệu, thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo; tham d�?và ghi chép biên bản các cuộc họp�?/p>

Ngoài ra, h�?s�?là những người đại diện cho cấp trên của mình khi giao dịch với những khách hàng đối tác như ngân hàng, bảo hiểm, dịch v�?#8230; Khi thay mặt Giám đốc đ�?gặp g�? thương thảo, giao dịch với các đối tác, người thư ký phải có thêm tác phong chuyên nghiệp được th�?hiện qua kh�?năng giao tiếp, trang phục thanh lịch, ứng x�?linh động, thông minh�?đ�?đại diện cho hình ảnh công ty.

Và với vai trò là cánh tay đắc lực của sếp, công việc thư ký đôi khi không tránh khỏi những chuyến đi dài. Hoặc khi gi�?vai trò người �?lại, người thư ký phải cáng đáng vai trò mà sếp giao lại đ�?công việc luôn trôi chảy. Vì th�? đ�?đáp ứng yêu cầu ngh�?nghiệp, ngh�?thư ký cần được đào tạo bài bản.

Ngh�?hấp dẫn cho một công việc ổn định

Chứng ch�?ngành quản tr�?văn phòng s�?giúp những bạn tr�?muốn tr�?thành những chuyên viên hành chính – văn phòng, tr�?lý thư ký Tổng Giám Đốc hoặc tr�?lý các d�?án kinh doanh�?Thực t�?cho thấy, bất c�?một công ty, doanh nghiệp hay t�?chức nào cũng cần s�?hữu một nhà quản tr�?văn phòng tài năng, nhiệt tình và năng động. Ngoài việc quản lý giấy t�? d�?liệu, s�?sách, vấn đ�?nhân s�? nhà quản tr�?văn phòng cũng cần phải biết cách dung hoà các mối quan h�?của tất c�?các thành viên đ�?phục v�?cho mục đích chung của toàn công ty.

Vì th�? các bạn tr�?yêu thích công việc ổn định nhưng không kém phần hấp dẫn của ngh�?thư ký thì điều kiện đầu tiên là phải thành thạo nghiệp v�?văn phòng; k�?năng quản lý nhân s�?và quản lý d�?án; bên cạnh đó còn trau dồi thêm những k�?năng cơ bản như tiếp nhận và x�?lý thông tin, t�?chức cuộc họp, đàm phán thương lượng với khách hàng…

Nghiệp v�?cần có của một thư ký

Ngoài các k�?năng mềm như k�?năng giao tiếp, k�?năng viết và nói, k�?năng lên k�?hoạch và óc t�?chức, làm việc theo nhóm, k�?năng quản lý thời gian… luôn là những ưu tiên hàng đầu của các nhà tuyển dụng. Dưới đây là 5 k�?năng h�?tr�?nghiệp v�?văn phòng mà thư ký cũng cần phải có:

Vi tính thành thạo

Nếu không thành thạo thì chí ít bạn cũng biết s�?dụng những chương trình căn bản như Words, Excel đ�?làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời�?Có th�?ban đầu bạn chưa quen nhưng nếu đã xác định làm thư ký thì cần phải trau dồi thật tốt kh�?năng này. S�?lúng túng s�?khiến cho Giám đốc và cộng s�?đánh giá thấp tất c�?các kh�?năng còn lại của bạn.

Nhạy bén

Thư ký là cánh tay trái của sếp trong việc cho, nhận và x�?lý thông tin nên khi tuyển nhân s�? các nhà tuyển dụng luôn cần một cô thư ký nhạy bén, có th�?khéo léo x�?lý tất c�?những s�?kiện liên quan.

Am hiểu

Kiến thức rất quan trọng đối với một n�?thư ký. Nếu những ngày còn ngồi trên gh�?nhà trường bạn�?l�?có những l�?hổng thì ngay t�?bây gi�?bạn phải tìm mọi cách đ�?lấp đầy l�?hổng ấy. Ví d�? khi tuyển dụng, người ta không yêu cầu bạn phải am hiểu v�?bóng đá, th�?thao nhưng trong một phút bất chợt nào đó, sếp của bạn cũng có th�?“cắc cớ�? “World Cup 98 diễn ra �?đâu nh�?�?Và nếu bạn không biết thì cái ng�?người lắc đầu của bạn s�?nhen nhóm s�?thất vọng trong lòng ông ta.

Trí nh�?tốt

Những s�?điện thoại cần thiết, ngày gi�?cuộc họp, ngày nào sếp có hẹn với khách hàng, hoặc đơn giản “Hôm nay ngày bao nhiêu?�?cũng là những điều mà một thư ký giỏi cần lưu ý và ghi nh�?

Có tính độc lập

Không có nghĩa là bạn toàn quyền quyết định mọi công việc trong công ty nhưng nếu gặp những trường hợp cần thiết bạn cũng có th�?giải quyết được vấn đ�? Hoặc khi sếp đi vắng bạn cũng phải có kh�?năng x�?lý những rắc rối như dời cuộc hẹn, khất n�? tho�?thuận một hợp đồng mới�?/p>

Có kh�?năng diễn thuyết

Không phải ch�?khi nào đứng trước hàng chục người, bạn mới cần kh�?năng này mà bất k�?khi nào bạn cũng phải làm được điều đó. Lời nói của bạn phải trình bày được những gì bạn nghĩ, không được dài dòng, mập m�?nhưng cũng không quá ngắn gọn, cục mịch. Đối tác khi đã mất cảm tình với bạn chắc chắn s�?mất cảm tình với công ty.

IES COllege là một s�?lựa chọn tốt cho các quý ph�?huynh và học sinh với nhiều ngành ngh�?đa dạng như :