Ai nói đến thư ký cũng bảo ngồi bàn giấy, lúc nào cũng xinh tươi, rỗi rãi. Nhưng nếu không phải ngư�i trong ngh�chắc khó mà hiểu nổi lòng của ngư�i thư ký.

�ôi nét v�ngh�thư ký

Không chuyên nghiệp khó thành công

Nhiệm v�thư ký là chiếc cầu nối giữa khách hàng và cấp trên và là chất xúc tác đ�guồng máy hoạt động hiệu qu� Một ngư�i thư ký chuyên nghiệp phải đảm nhiệm nhi�u vai trò khác nhau bao gồm c�k�toán, tài chính, nhân s� quản trị�và nghiệp v�văn phòng như: Nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách; công tác hành chính hậu cần như đăng ký vé máy bay, khách sạn; lấy th�thực, soạn thảo văn bản, hợp đồng, dịch thuật; quản lý lưu tr�h�sơ; chuẩn b�tài liệu, thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo; tham d�và ghi chép biên bản các cuộc h�p�/p>

Ngoài ra, h�s�là những ngư�i đại diện cho cấp trên của mình khi giao dịch với những khách hàng đối tác như ngân hàng, bảo hiểm, dịch v�#8230; Khi thay mặt Giám đốc đ�gặp g� thương thảo, giao dịch với các đối tác, ngư�i thư ký phải có thêm tác phong chuyên nghiệp được th�hiện qua kh�năng giao tiếp, trang phục thanh lịch, ứng x�linh động, thông minh�đ�đại diện cho hình ảnh công ty.

Và với vai trò là cánh tay đắc lực của sếp, công việc thư ký đôi khi không tránh kh�i những chuyến đi dài. Hoặc khi gi�vai trò ngư�i �lại, ngư�i thư ký phải cáng đáng vai trò mà sếp giao lại đ�công việc luôn trôi chảy. Vì th� đ�đáp ứng yêu cầu ngh�nghiệp, ngh�thư ký cần được đào tạo bài bản.

Ngh�hấp dẫn cho một công việc ổn định

Chứng chá»?ngành quản trá»?văn phòng sáº?giúp những bạn tráº?muốn trá»?thành những chuyên viên hành chính – văn phòng, trá»?lý thÆ° ký Tổng Giám Ä�ốc hoặc trá»?lý các dá»?án kinh doanhâ€?Thá»±c táº?cho thấy, bất cá»?má»™t công ty, doanh nghiệp hay tá»?chức nào cÅ©ng cần sá»?hữu má»™t nhà quản trá»?văn phòng tài năng, nhiệt tình và năng Ä‘á»™ng. Ngoài việc quản lý giấy tá»? dá»?liệu, sá»?sách, vấn Ä‘á»?nhân sá»? nhà quản trá»?văn phòng cÅ©ng cần phải biết cách dung hoà các mối quan há»?của tất cáº?các thành viên Ä‘á»?phục vá»?cho mục đích chung của toàn công ty.

Vì tháº? các bạn tráº?yêu thích công việc ổn định nhÆ°ng không kém phần hấp dẫn của nghá»?thÆ° ký thì Ä‘iá»�u kiện đầu tiên là phải thành thạo nghiệp vá»?văn phòng; ká»?năng quản lý nhân sá»?và quản lý dá»?án; bên cạnh đó còn trau dồi thêm những ká»?năng cÆ¡ bản nhÆ° tiếp nhận và xá»?lý thông tin, tá»?chức cuá»™c há»�p, đàm phán thÆ°Æ¡ng lượng vá»›i khách hàng…

Nghiệp v�cần có của một thư ký

Ngoài các ká»?năng má»�m nhÆ° ká»?năng giao tiếp, ká»?năng viết và nói, ká»?năng lên káº?hoạch và óc tá»?chức, làm việc theo nhóm, ká»?năng quản lý thá»�i gian… luôn là những Æ°u tiên hàng đầu của các nhà tuyển dụng. DÆ°á»›i đây là 5 ká»?năng há»?trá»?nghiệp vá»?văn phòng mà thÆ° ký cÅ©ng cần phải có:

Vi tính thành thạo

Nếu không thành thạo thì chí ít bạn cũng biết s�dụng những chương trình căn bản như Words, Excel đ�làm một bản hợp đồng, thu chi, thư m�i�Có th�ban đầu bạn chưa quen nhưng nếu đã xác định làm thư ký thì cần phải trau dồi thật tốt kh�năng này. S�lúng túng s�khiến cho Giám đốc và cộng s�đánh giá thấp tất c�các kh�năng còn lại của bạn.

Nhạy bén

Thư ký là cánh tay trái của sếp trong việc cho, nhận và x�lý thông tin nên khi tuyển nhân s� các nhà tuyển dụng luôn cần một cô thư ký nhạy bén, có th�khéo léo x�lý tất c�những s�kiện liên quan.

Am hiểu

Kiến thức rất quan tr�ng đối với một n�thư ký. Nếu những ngày còn ngồi trên gh�nhà trư�ng bạn�l�có những l�hổng thì ngay t�bây gi�bạn phải tìm m�i cách đ�lấp đầy l�hổng ấy. Ví d� khi tuyển dụng, ngư�i ta không yêu cầu bạn phải am hiểu v�bóng đá, th�thao nhưng trong một phút bất chợt nào đó, sếp của bạn cũng có th�“cắc cớ� “World Cup 98 diễn ra �đâu nh��Và nếu bạn không biết thì cái ng�ngư�i lắc đầu của bạn s�nhen nhóm s�thất v�ng trong lòng ông ta.

Trí nh�tốt

Những s�điện thoại cần thiết, ngày gi�cuộc h�p, ngày nào sếp có hẹn với khách hàng, hoặc đơn giản “Hôm nay ngày bao nhiêu?�cũng là những đi�u mà một thư ký gi�i cần lưu ý và ghi nh�

Có tính độc lập

Không có nghĩa là bạn toàn quy�n quyết định m�i công việc trong công ty nhưng nếu gặp những trư�ng hợp cần thiết bạn cũng có th�giải quyết được vấn đ� Hoặc khi sếp đi vắng bạn cũng phải có kh�năng x�lý những rắc rối như d�i cuộc hẹn, khất n� tho�thuận một hợp đồng mới�/p>

Có kh�năng diễn thuyết

Không phải ch�khi nào đứng trước hàng chục ngư�i, bạn mới cần kh�năng này mà bất k�khi nào bạn cũng phải làm được đi�u đó. L�i nói của bạn phải trình bày được những gì bạn nghĩ, không được dài dòng, mập m�nhưng cũng không quá ngắn g�n, cục mịch. �ối tác khi đã mất cảm tình với bạn chắc chắn s�mất cảm tình với công ty.

IES COllege là một s�lựa ch�n tốt cho các quý ph�huynh và h�c sinh với nhi�u ngành ngh�đa dạng như :